Файл клиенту бот отправляет через базу знаний: в разделе «Быстрые ответы» создаёте вопрос вроде «Прайс-лист», на вкладке «Отправка файлов» загружаете документ и сохраняете. Когда клиент спросит про цены, агент найдёт этот вопрос и пришлёт файл вместе с ответом. Для картинок есть второй путь, по прямым ссылкам.
Где настраивается отправка файлов
Всё живёт в «Базе знаний», в разделе «Быстрые ответы». Это что-то вроде FAQ: типовые вопросы клиентов и готовые ответы. У каждой такой записи есть несколько вкладок, и среди них «Отправка файлов».
Агент ищет нужную запись по смыслу её названия, дословного совпадения с вопросом клиента не требуется. Название делайте коротким и без вопросительных предложений. Руководство приводит примеры: на «Как к вам проехать?» заведите запись «Адрес офиса», на «Сколько стоит?» запись «Стоимость» или «Прайс-лист». Для файла с договором подойдёт «Договор» или «Образец договора».
Как прикрепить файл к ответу бота
Допустим, вы продаёте теплицы и хотите, чтобы на вопрос о цене клиент получал PDF с прайсом.
- Откройте «База знаний», вкладка «Быстрые ответы», нажмите «Добавить» или откройте нужную запись.
- Заполните содержимое: готовый ответ клиенту, инструкцию для агента или то и другое вместе.
- Перейдите на вкладку «Отправка файлов» и нажмите «Загрузить».
- Выберите файл на компьютере.
- Отметьте нужные чек-боксы (что они значат, описано ниже).
- Прикрепите загруженный файл к записи, выбрав его из списка, он помечается тёмным.
- Нажмите «Сохранить».
Руководство отдельно напоминает про последний шаг. Без него файл останется загруженным, но к ответу не прикрепится.
Кнопка «Открыть список файлов» показывает окно «Выбор файлов для отправки». Там отмечаются файлы, которые уйдут клиенту по этой записи, и лишние можно удалить.
Какие чек-боксы и что они делают
После загрузки файлу назначают вид отправки.
Кружок капризный: видео до 7 МБ, не дольше минуты, строго квадратное, не больше 640×640 и только .mp4. Нарушите хоть одно условие, и клиент получит обычное видео.
Какие форматы и размеры допустимы
Лимиты по руководству такие.
- Изображения: .png, .jpeg, .gif, до 20 МБ.
- Видео: .mp4, .avi, .mov, .webm, .wmv, до 20 МБ.
- Текстовые файлы: .doc, .pdf, .txt, .md, до 20 МБ.
- Аудио: .ogg, .mpeg, .wav, .x-wav, .webm, .mp4, .m4a, .x-m4a, до 25 МБ.
Если у вас Битрикс24, учтите, что он конвертирует все видео в .mp4.
Что делать, если нужно отправить только картинку
Есть способ без загрузки в базу знаний. Включите в «Доп. настройках» (вкладка «Параметры LLM») флаг «Использовать структурированный ответ». Тогда агент сможет разбивать ответ на несколько сообщений и отправлять файлы, если у него есть прямые ссылки на них. Ссылки можно вставить в инструкцию, в быстрый ответ или в любое другое место.
Руководство пишет, что эта настройка доступна по подписке «Интегратор». Если её нет в вашем кабинете, это ожидаемо, и основной путь выше работает без неё.
Вариант для каталога: колонку со ссылками на фото добавляете в таблицу, и агент, найдя в ней позицию, отправляет соответствующую фотографию полноразмерным изображением. Как готовить таблицу, описано в разделе «Работа с таблицами» руководства.
Файл не отправился: что проверить
- файл загружен, но не отмечен в списке и запись не сохранена;
- название записи не совпадает по смыслу с вопросом клиента, например «Док1» вместо «Прайс-лист»;
- запись выключена тумблером «Использовать»;
- файл тяжелее лимита или формат не из списка;
- видео для кружка не квадратное или длиннее минуты, и оно ушло обычным видео.
Проверить запись можно в тестовом диалоге с агентом: задайте вопрос так, как его задал бы клиент.
Если у вас несколько агентов, файлы можно скопировать из одного в другого. Отметьте записи галочками, нажмите «Скопировать в агента», выберите агента в списке и подтвердите кнопкой «Скопировать».
Частые вопросы
Можно ли отправлять сразу несколько файлов?
К одной записи можно прикрепить несколько файлов: в окне выбора отмечаются все нужные.
Обязательно ли писать в инструкции агента про отправку?
Для обычного случая нет, агент находит запись по её названию. Если он не связывает название файла с ситуацией в диалоге, руководство советует прописать вызов файла в инструкции.
Нужно ли обучать агента после добавления файла?
Нет. Руководство отмечает, что новые файлы базы знаний Савви видит сразу, без дополнительных процедур.
Ответите на 7 вопросов о бизнесе, и мы проведём вас по плану: агент узнает ваши цены и услуги, научится звать менеджера и пройдёт проверку на вопросах клиентов. Всё в вашем кабинете Савви, без программиста.
Подробнее в руководстве Савви: Быстрые ответы и Структурированные ответы.